7 KPI per monitorare i corrieri

I Key Performance Indicator (sigla KPI) in economia aziendale sono indicatori chiave di prestazione. In pratica sono indici che monitorano l’andamento di un processo aziendale. Normalmente vengono utilizzati per processi interni e per valutare alcuni aspetti dei rapporti con i diversi fornitori, e quindi anche i rapporti con i corrieri. Un insieme di KPI permette di avere una visione generale dell’andamento del singolo fornitore, in questo caso del corriere in modo tale da gestire tempestivamente problematiche nascenti.
Eccone 7 KPI che possono essere presi in considerazione:

Tempi di resa

Questo indicatore è il più utilizzato ma può essere ottenuto e monitorato in diverse maniere. Indica l’affidabilità del corriere, se declinato in base allo scostamento dei tempi di resa promessi e tempi di resa effettivi. Oppure può indicare la velocità di esecuzione del servizio in termini assoluti espressa in giorni o ore.

Tempestività degli esiti

Monitorare e ricevere, da parte dei corrieri, le informazioni sulle date in cui sono avvenute le consegne oggi è la prassi, ma un indicatore di efficienza informativa e di efficacia del servizio di trasporto è monitorare il tempo trascorso tra l’effettiva consegna e l’informazione ottenuta informaticamente. Questo KPI è una sfida per il futuro  attuale che molti corrieri tradizionali sottovalutano.

Danni – avarie e dispersioni

Un indicatore importante per definire l’affidabilità, la precisione e la cura dell’erogazione servizio del vettore è avere contezza della percentuale di danni, eventi ed errori di dispersione in base al totale delle spedizioni affidate. L’andamento di questo indicatore aiuta a comprendere l’eventuali stagionalità di fenomeni e a tenere sotto controllo i costi nascosti (pratiche, personale, ufficio, nuove spedizioni etc.) generati da questo tipo di eventi

Correttezza fatture

Al giorno d’oggi i corrieri inviano in maniera elettronica le informazioni di fatturazione, quindi il tempo materiale speso nel controllo delle fatture è minimizzato, ma quanto tempo l’ufficio amministrativo perde se una fattura di trasporto è errata o, peggio, include costi di servizi accessori non richiesti?
Un indicatore che misuri la presenza di costi nascosti è un altro indicatore di affidabilità del corriere e può aiutare l’impresa nella valutazione della correttezza commerciale del corriere.

Ritiri presso la sede effettuati/richiesti e ritardi nell’arrivo

Il servizio di trasporto inizia dalla richiesta di ritiro presso la propria sede. Il ritiro può essere richiesto anche in finestre orarie prestabilite in modo da ottimizzare il carico di lavoro del magazzino. Se il mancato ritiro non è regolamentato nel contratto (es. penali), un indicatore può comprendere la percentuale di ritiri non effettuati rispetto alle attese. Allo stesso modo può essere monitorato il ritardo sull’arrivo previsto. Indicatori di questo tipo mirano a monitorare la costanza dell’erogazione del servizio di trasporto e la minimizzazione dei disservizi e di conseguenza dei costi nascosti.

Giorni incasso dei contrassegni

Vendere in contrassegno è un ottimo modo per assicurarsi l’incasso della fornitura quindi si rende necessario monitorare il servizio accessorio al trasporto cioè l’incasso del contrassegno. Per questo è possibile monitorare i tempi di incasso del contrassegno.
L’indicatore si può creare sui giorni trascorsi dalla consegna all’effettiva disponibilità dell’incasso, qualunque esso sia. Creare un KPI di questo tipo, oltre a monitorare l’efficienza del servizio di incasso, ha funzione di controllo sulla solidità finanziaria del partner logistico, un allungamento di tempi di rimborso anomalo e improvviso potrebbe far accendere dei segnali d’allarme sulla affidabilità finanziaria e organizzativa del corriere .

Reattività customer care

Il trasporto è un servizio che si eroga nel momento in cui viene richiesto e per sua natura è soggetto ad imprevisti e inconvenienti. E’ compito del corriere prevenirli e minimizzarli, ma alcuni sono inevitabili. La qualità del servizio di trasporto corrieristico passa anche da un Customer Care orientato alla soddisfazione del cliente.
L’assistenza alla clientela è poco misurabile ma un KPI per avere una idea dell’efficienza del customer care si può costruire. Possiamo monitorare la  velocità nella risposta telefonica intesa come numero di squilli, o secondi di attesa trascorsi dalla partenza della telefonata alla risposta. E ancora tempi di risposta ad una email etc. oppure rapidità e completezza nell’effettuare preventivi e offerte commerciali.
E’ pacifico che questi KPI possono essere ricavati a campione per esempio con indagini programmate e non rilevati a tappeto (il costo di realizzazione potrebbe essere spropositato rispetto al beneficio).

7 KPI o 1 KPI l’importante è monitorare

I KPI devono svolgere la funzione di indicatori proprio come il contagiri del motore nelle automobili, possono essere creati in base ad esigenze specifiche e a particolarità operative, sono comunque utili per gestire il rapporto con i corrieri: è consigliabile condividerli con il partner logistico in modo tale da renderlo cointeressato al miglioramento.